Hotels mit sieben oder mehr Tech-Anbietern verlieren bis zu 25 % ihres IT-Budgets durch Systembrüche und Koordinationsaufwand. IT-Teams verbringen rund ein Viertel ihrer Arbeitszeit damit, Anbieter zu managen statt Probleme zu lösen. Konsolidierung auf drei bis vier Kernsysteme gilt heute als realistisches Ziel – und zahlt sich messbar aus.
Irgendwann hat fast jedes Hotel den Punkt erreicht: Ein neues System für den Spa, ein anderes für Revenue Management, dazu noch ein Tool für Mitarbeiterplanung, eines für den digitalen Schlüssel, eines für Gästefeedback. Jedes Produkt hatte beim Kauf seinen Sinn – zusammen ergeben sie ein Flickwerk, das täglich Zeit und Geld frisst.
Genau das beschreibt der Begriff Vendor Sprawl: unkontrolliertes Wachstum der Anbieter-Landschaft, das sich in vielen Hotels über Jahre eingeschlichen hat. Die Kosten sind real – aber selten sichtbar auf einer einzigen Rechnung.
Was Vendor Sprawl konkret kostet
Die Zahlen, die vor der HITEC 2025 als Branchen-Ressource veröffentlicht wurden, sind deutlich: IT-Teams in Hotels verbringen rund 25 % ihrer Arbeitszeit damit, Anbieter zu koordinieren – Tickets eskalieren, Schnittstellen klemmen, Updates kollidieren. Das ist ein Viertel der Kapazität, die nicht für Gäste oder strategische Projekte genutzt wird.
Parallel dazu landen bis zu 25 % des Tech-Budgets in Redundanzen und Ineffizienzen: Doppelte Lizenzen, ungenutzte Features, Integrations-Middleware, die Systeme zusammenhält, die nie füreinander gebaut wurden.
Warum der Gast das als Erster merkt
Fragmentierte Systeme sind nicht nur ein IT-Problem. Sie landen direkt im Gästeerlebnis. Wenn PMS, CRM und Housekeeping-Tool nicht sauber kommunizieren, entstehen Datenlücken: der Stammgast, der zum dritten Mal kommt und trotzdem nach seinen Präferenzen gefragt wird. Das Zimmer, das laut System sauber ist – aber es nicht ist. Die Rechnung, die drei Systeme kennen, aber keines vollständig.
45 % der Hotels sagen laut Branchenerhebungen, fragmentierte Systeme verhindern eine einheitliche Sicht auf den Gast. Schlechte Bewertungen folgen. Nicht wegen mangelnder Freundlichkeit – sondern weil Prozesse brechen, die der Gast nie sieht, aber immer spürt.
Wie Vendor Sprawl entsteht – und warum er bleibt
Die Entstehung ist selten eine bewusste Entscheidung. Ein Hotel kauft ein Revenue-Management-System. Dann kommt ein Investor, der ein anderes PMS bevorzugt. Die F&B-Leitung testet eine Bestell-App. Marketing will ein eigenes CRM. Jeder Kauf war einzeln sinnvoll – zusammen entstehen Silos.
Was das Problem hält: Verträge laufen unterschiedlich. Migrationen kosten Zeit und Nerven. Und oft weiß niemand genau, welches System eigentlich was macht – weil die Person, die es eingeführt hat, längst das Haus gewechselt hat.
Die typischen Kostentreiber im Überblick
- Doppelte Lizenzen: Mehrere Tools decken dieselben Funktionen ab – keines wird abgekündigt
- Integrations-Middleware: Zusatzsoftware, die Systeme verbindet, die nie zusammenarbeiten sollten
- Mehrfaches Training: Jedes neue Tool bedeutet Schulungszeit für das gesamte Team
- Fragmentierter Support: Bei Problemen sind drei Anbieter zuständig – und jeder schiebt die Schuld auf den anderen
- Längere Ausfallzeiten: Schnittstellenprobleme dauern länger, weil mehr Parteien involviert sind
- Datenverluste: Inkonsistente Datensätze zwischen Systemen – der Gäste-360-Grad-Blick fehlt
Was Konsolidierung bringt – und was sie kostet
Der Weg von 8–10 Einzellösungen auf 3–4 integrierte Plattformen ist kein Spaziergang. Migration braucht Zeit, Budget und Nerven. Aber die Logik dahinter ist klar: Weniger Systeme bedeutet sauberere Daten, einfacheres Training und konsistentere Abläufe.
Plattformen wie Mews oder Apaleo setzen genau hier an: offene APIs, die andere Systeme anbinden, statt für jede Funktion ein neues Tool zu kaufen. Oracle OPERA Cloud geht den Enterprise-Weg: eine Plattform, viele Module. Welcher Ansatz passt, hängt von Hotelgröße, Kettenstruktur und Integrationsbedarf ab.
- Alle aktiven Tech-Verträge und monatlichen Kosten erfassen – inklusive versteckter Integrationskosten
- Für jedes Tool prüfen: Wer nutzt es? Wie oft? Welche Funktion deckt es ab?
- Überschneidungen identifizieren: Welche Features gibt es doppelt?
- Schnittstellen-Karte erstellen: Welche Systeme sprechen miteinander – und wo klemmt es?
- Staff-Zeit messen: Wie viele Stunden pro Woche gehen für Vendor-Koordination drauf?
- Konsolidierungs-Kandidaten priorisieren: Welche Systeme decken 80 % des Bedarfs ab?
Konsolidierung ist kein Einmalprojekt
Der eigentliche Wandel passiert im Kopf – nicht im System. Wer seinen Tech-Stack einmal aufräumt und dann drei Jahre nicht mehr anschaut, landet wieder beim selben Problem. Nachhaltige Kontrolle braucht regelmäßige Überprüfung: Welche Verträge laufen aus? Welche Tools werden kaum genutzt? Was hat der Markt seitdem besser gelöst?
Hotels, die das konsequent machen, berichten über zwei konkrete Effekte: Manager führen wieder – statt Tickets zu managen. Und Mitarbeiter an der Rezeption kennen ihre Tools wirklich, weil es weniger davon gibt.
Was das für dein Haus bedeutet
Kein Hotel muss morgen seinen gesamten Stack wechseln. Aber ein ehrliches Audit – welche Tools wirklich genutzt werden, welche Verträge auslaufen, wo Daten stecken bleiben – kostet wenig und zeigt viel. Wer dabei feststellt, dass drei Systeme dasselbe können und keines es richtig gut macht, hat die Antwort schon gefunden.
Optimierung ist kein Einmalprojekt. Es ist eine Haltung: regelmäßig hinschauen, konsequent kürzen, den digitalen Layer so schlank halten, dass er das Team unterstützt – statt es zu beschäftigen.