Eine PMS-Migration ist das größte Tech-Projekt eines Hotels — und das mit dem höchsten Risiko, falls sie schlecht geplant ist. Die folgende 90-Tage-Roadmap zeigt einen realistischen Zeitplan für ein typisches 100-200-Zimmer-Hotel beim Wechsel von einem Legacy-PMS auf eine moderne Cloud-PMS-Plattform. Konzern-Migrationen mit komplexen MICE- und Bankett-Workflows brauchen typisch das 2- bis 3-fache.
Phase 1: Vorbereitung (Tag 1-30)
Tag 1-7: RFP und Anbieter-Auswahl finalisieren. Vertragsverhandlung, AVV-Unterzeichnung, Beratungs-Mandat. Beim neuen Anbieter ein dediziertes Onboarding-Team festlegen mit benannter Ansprechperson.
Tag 8-14: Datenarchitektur planen. Welche Stammdaten (Zimmertypen, Raten, Saison-Definitionen, Channel-Manager-Mappings) werden 1:1 übernommen, welche werden überarbeitet? Welche historischen Reservierungen kommen mit, welche bleiben im Alt-System als Read-Only-Archiv? Typische Faustregel: 12 Monate zukünftige Bookings 1:1 migrieren, alles davor archivieren.
Tag 15-21: Stammdaten-Bereinigung im Alt-System. Dubletten-Gast-Profile zusammenführen, falsche Adressen korrigieren, alte Tarife archivieren. Ein sauberes Datenfundament im Alt-System spart 30-50 % Migrationsaufwand.
Tag 22-30: Test-Sandbox aufbauen. Anbieter stellt Sandbox-Account bereit. Hotel-Konfiguration (Zimmertypen, Raten, Allotments) wird im Sandbox aufgebaut und durchgetestet — mit echten Beispiel-Buchungen.
Phase 2: Datenmigration und Integration (Tag 31-60)
Tag 31-40: Stammdaten-Migration ins neue PMS. Anbieter führt typisch einen ersten Datenimport durch. Hotel-Team validiert: stimmen Zimmertypen? Sind alle Saison-Raten korrekt? Sind Special-Conditions (z.B. Mitarbeiter-Raten) übernommen?
Tag 41-50: Schnittstellen aufbauen. Channel-Manager-Sync (Booking.com, Expedia, GHA), Payment-Gateway, RMS, CRM, Buchhaltungs-Schnittstelle (DATEV/SAP) werden eingerichtet und getestet. Pro Schnittstelle 2-5 Tage Konfiguration plus Testlauf mit echten Buchungen.
Tag 51-60: Reservierungs-Migration und Parallel-Test. Zukünftige Reservierungen werden ins neue PMS migriert. Beide Systeme laufen parallel, Buchungen werden in beiden gespiegelt. Front-Office-Team probiert Workflows im neuen PMS in einer Test-Schicht durch.
Phase 3: Schulung und Go-Live (Tag 61-90)
Tag 61-75: Hands-On-Training für Front-Office, Reservierung, Housekeeping und Direktion. Pro Posten typisch 2-3 Schulungstermine plus eigenständige Übungen in der Sandbox. Häufigster Fehler: Schulung wird auf 2 Tage komprimiert — Mitarbeiter sind dann an Tag 1 nach Go-Live überfordert. Besser: gestreckt über 2-3 Wochen mit Pause zum Setzen-Lassen.
Tag 76-82: Final-Test im Echt-Betrieb. Alle Workflows einmal komplett durchspielen: walk-in" class="glossary-link" title="Walk-in – Glossar">Walk-In-Check-In, Group-Booking, Spät-Check-Out, Folio mit Splitting, Tagesabschluss, Buchhaltungs-Export.
Tag 83-85: Cut-Over-Wochenende. Reservierungs-Stop für 24-48 Stunden im Alt-System (oder beide Systeme parallel), finale Datenmigration, neues PMS geht live. Anbieter und ein Berater sind vor Ort.
Tag 86-90: Hyper-Care-Phase. Anbieter-Support reagiert in < 1 Stunde auf Tickets. Tägliche Kurz-Check-Ins mit dem Hotel-Team. Häufige Anpassungen in den ersten 14 Tagen sind Normal — kein Anzeichen für eine schlechte Implementation.
Häufige Fallstricke
- Schulung zu spät — Front-Office-Mitarbeiter brauchen mindestens 2 Wochen Vorlauf, nicht 2 Tage.
- Channel-Manager-Sync wird unterschätzt — Mappings für Zimmertypen, Raten und Restriktionen sind komplex. Plane 2 Wochen, nicht 2 Tage.
- Stammdaten werden nicht bereinigt — Dubletten, alte Tarife und falsche Saison-Definitionen werden mit ins neue System migriert. Folge: das neue PMS wirkt sofort altbacken.
- Buchhaltungs-Schnittstelle als nachgelagerte Aufgabe behandelt — DATEV/SAP-Integration ist oft das komplexeste Schnittstellen-Projekt, sollte in Phase 2 starten, nicht erst nach Go-Live.
- Hyper-Care-Phase nicht eingeplant — Hotels rechnen oft damit, dass nach Go-Live alles läuft. Realistisch braucht das Team 4-8 Wochen, bis alle Workflows routiniert sind.
Detail-Profile der Anbieter im PMS-Hub. Cloud- vs On-Prem-Entscheidung im Detail in PMS Cloud vs On-Premises.